Dane importowane z innych systemów rzadko są od razu gotowe do pracy — imię i nazwisko w jednej kolumnie, niepotrzebne spacje, niespójna wielkość liter. Funkcje tekstowe w Excelu pozwalają to wszystko uporządkować bez ręcznego poprawiania wiersz po wierszu.

Rozdzielanie tekstu

LEWY, PRAWY, FRAGMENT.TEKSTU — wyciągają część tekstu z komórki. LEWY(A2;3) weźmie trzy pierwsze znaki, PRAWY(A2;4) — cztery ostatnie, a FRAGMENT.TEKSTU(A2;2;5) — pięć znaków, zaczynając od drugiego.

ZNAJDŹ / SZUKAJ.TEKST — znajdują pozycję konkretnego znaku w tekście, co przydaje się razem z FRAGMENT.TEKSTU do dynamicznego wycinania fragmentów o zmiennej długości, np. rozdzielenia imienia i nazwiska po spacji, niezależnie od tego, jak długie jest imię.

Łączenie tekstu

ZŁĄCZ.TEKST / POŁĄCZ.TEKSTY — łączą zawartość kilku komórek w jedną. POŁĄCZ.TEKSTY (nowsza wersja) pozwala dodatkowo określić separator i pominąć puste komórki, co ZŁĄCZ.TEKST musi robić ręcznie:

=ZESPÓL.TEKSTY(", ";PRAWDA;A2:A5)

Ta formuła połączy zawartość komórek A2 do A5, oddzielając przecinkami, pomijając puste pola.

Czyszczenie tekstu

USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY— usuwa zbędne spacje na początku, końcu i w środku tekstu (zostawiając pojedyncze spacje między słowami). Bardzo przydatne przy danych wklejanych z innych źródeł, gdzie niewidoczne spacje potrafią zepsuć działanie formuł wyszukiwania.

OCZYŚĆ — usuwa niedrukowalne znaki, które czasem przychodzą razem z danymi z systemów zewnętrznych i powodują, że dwie identycznie wyglądające komórki Excel traktuje jako różne.

Zmiana wielkości liter

LITERY.WIELKIE, LITERY.MAŁE, Z.WIELKIEJ.LITERY — ujednolicają zapis tekstu. Z.WIELKIEJ.LITERY zamienia pierwszą literę każdego słowa na wielką, co przydaje się przy porządkowaniu list imion i nazwisk wpisywanych niespójnie przez różne osoby.

Praktyczny przykład — rozdzielenie imienia i nazwiska

Mając w komórce A2 pełne imię i nazwisko ("Jan Kowalski"), rozdzielasz je tak:

Imię: =LEWY(A2;ZNAJDŹ(" ";A2)-1)
Nazwisko: =FRAGMENT.TEKSTU(A2;ZNAJDŹ(" ";A2)+1;100)

ZNAJDŹ lokalizuje spację, LEWY wycina wszystko przed nią (imię), a FRAGMENT.TEKSTU wycina wszystko po niej (nazwisko), niezależnie od długości każdego z nich.

Kiedy warto użyć Power Query zamiast formuł

Jeśli te same operacje czyszczenia tekstu powtarzają się przy każdym imporcie danych, warto przenieść ten proces do Power Query — tam czyszczenie wykonuje się raz, a potem powtarza automatycznie przy każdym odświeżeniu, zamiast przepisywać te same formuły w nowej kolumnie za każdym razem.

Podsumowanie

Funkcje tekstowe rzadko są efektowne, ale to one najczęściej ratują godziny pracy przy porządkowaniu danych przed właściwą analizą. Warto znać przynajmniej podstawowy zestaw — LEWY, PRAWY, ZNAJDŹ, ZESPÓL.TEKSTY i USUŃ.NADMIAROWE.SPACJE pokrywają większość codziennych sytuacji.

Jeśli chcesz nauczyć się systematycznego porządkowania danych w Excelu, zobacz pakiety kursów Excel — higiena danych i funkcje tekstowe to jeden z pierwszych modułów.