Przy większej liczbie zgłoszeń rekrutacyjnych przeglądanie każdego CV ręcznie szybko staje się wąskim gardłem. Excel, mimo że nie jest dedykowanym systemem ATS, potrafi znacząco przyspieszyć wstępną selekcję kandydatów — o ile dane są odpowiednio przygotowane.
Jeśli zgłoszenia spływają z formularza (np. Google Forms czy formularz na stronie), dane trafiają zwykle do jednego arkusza w miarę uporządkowane. Jeśli pochodzą z różnych źródeł (mail, LinkedIn, portale rekrutacyjne), pierwszym krokiem jest ich ujednolicenie w jednym miejscu — tu przydaje się Power Query do połączenia danych z kilku plików eksportu w jedną spójną tabelę.
Zanim ktokolwiek zacznie czytać CV, warto odsiać kandydatów niespełniających podstawowych, twardych wymagań (np. wymagane doświadczenie, lokalizacja, znajomość konkretnego narzędzia). Filtrowanie zaawansowane albo funkcja JEŻELI połączona z ORAZ pozwala automatycznie oznaczyć zgłoszenia niespełniające kryteriów, zamiast przeglądać je ręcznie.
Prosty system punktowy, w którym każdemu kryterium (doświadczenie, wykształcenie, dodatkowe umiejętności) przypisana jest waga, pozwala zbudować obiektywny ranking kandydatów zamiast polegać wyłącznie na subiektywnym wrażeniu:
=SUMA.ILOCZYNÓW(C2:E2;$C$1:$E$1)
Ta formuła mnoży oceny kandydata w poszczególnych kategoriach (C2:E2) przez wagi tych kategorii (C1:E1) i sumuje wynik — dając jedną, porównywalną liczbę dla każdego kandydata.
Jeśli proces rekrutacyjny obejmuje test albo zadanie, wyniki trzeba połączyć z danymi kandydata. X.WYSZUKAJ (albo WYSZUKAJ.PIONOWO) pozwala automatycznie dociągnąć wynik testu do wiersza konkretnego kandydata na podstawie wspólnego identyfikatora (np. adresu email), zamiast ręcznie przepisywać wyniki.
Przy rekrutacji na wiele stanowisk naraz, prosty dashboard (tabela przestawna + wykres) pokazujący liczbę zgłoszeń, kandydatów na poszczególnych etapach i czas trwania procesu daje szybki przegląd sytuacji bez przeszukiwania pojedynczych arkuszy.
Excel dobrze sprawdza się przy wstępnej selekcji i porządkowaniu danych, ale nie zastąpi dedykowanego systemu ATS przy naprawdę dużej skali rekrutacji (setki zgłoszeń miesięcznie) ani nie obsłuży automatycznej komunikacji z kandydatami. To narzędzie do etapu analizy danych, nie do zarządzania całym procesem rekrutacyjnym.
Odpowiednio zbudowany arkusz z filtrowaniem, scoringiem i automatycznym łączeniem wyników testów potrafi skrócić czas wstępnej selekcji kandydatów z godzin do minut — bez potrzeby wdrażania dodatkowego oprogramowania.
Jeśli Twój zespół HR chciałby nauczyć się budowania takich narzędzi samodzielnie, zobacz ofertę szkoleń Excel dla firm — programy dopasowuję do konkretnych procesów, z którymi pracuje dany zespół.
Komentarze